Polityka Prywatności (RODO) – naszezawody.pl

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest:

• Solvecode Dawid Kuśmierek
• Adres: ul. Śliwowa 2, 55-002 Dobrzykowice, woj. dolnośląskie, Polska
• NIP: 8961503835
• REGON: 523811699
• E-mail: kontakt@naszezawody.pl

Administrator przetwarza dane zgodnie z Rozporządzeniem RODO.

Administratorem danych przetwarzanych w Serwisie jest Solvecode Dawid Kuśmierek. Organizatorzy zawodów korzystają z narzędzi Serwisu w celu obsługi swoich zawodów i mogą uzyskiwać dostęp do danych zawodników w zakresie niezbędnym do organizacji konkretnych zawodów (np. listy startowe, kontakt, wyniki). W zakresie własnych działań organizacyjnych organizator może również występować jako odrębny administrator danych – szczegóły wynikają z regulaminu / informacji przekazywanych przez organizatora danego wydarzenia.

2. Kategorie danych przetwarzanych przez Serwis

2.1 Dane konta użytkownika

• imię i nazwisko
• adres e-mail
• numer telefonu (jeśli podany w profilu)
• skrót hasła utworzony przy użyciu bezpiecznego algorytmu haszującego (hasło nie jest przechowywane w postaci jawnej)
• status weryfikacji adresu e-mail
• status weryfikacji numeru telefonu, gdy użytkownik uruchomi weryfikację SMS (proces przejściowy)

2.2 Dane profilu zawodnika

• imię, nazwisko
• numer telefonu zawodnika (atrybut kontaktowy i identyfikacyjny; profil posiada niezależny identyfikator wewnętrzny)
• numer telefonu opiekuna (jeśli dotyczy – wyłącznie do powiadomień)
• historia startów i wyniki
• statystyki
• dane drużyn

2.3 Dane zgłoszeń na zawody

• przypisanie do zawodów i kategorii
• lista startowa lub rezerwowa
• stanowisko / sektor (gdy dotyczy)
• status wpisowego (gdy dotyczy)

2.4 Dane wiadomości SMS

W związku z rejestracją i komunikacją SMS mogą być przetwarzane:

• numer telefonu nadawcy
• treść wiadomości SMS w zakresie niezbędnym do obsługi zgłoszenia (np. kod zawodów, imię i nazwisko)
• metadane techniczne przekazane przez dostawcę SMS (np. identyfikator wiadomości, znacznik czasu), o ile są wykorzystane w danym procesie

Serwis nie prowadzi osobnego archiwum treści surowych SMS w bazie aplikacji. Treść jest przetwarzana w celu obsługi zgłoszenia lub powiadomienia. Historia wysłanych i odebranych wiadomości może być dostępna u dostawcy SMS (SMSAPI) zgodnie z jego zasadami retencji.

2.5 Dane organizatorów

• nazwa organizatora
• dane billingowe
• dane zawodów

2.6 Dane płatności

• status transakcji
• kwota
• identyfikator płatności / zamówienia
• dane niezbędne do rozliczenia zakupu punktów organizatora (w tym transakcje PayU oraz zakupy w aplikacji mobilnej Apple IAP, gdy są używane)

2.7 Dane księgowe

• imię i nazwisko lub nazwa firmy
• adres
• NIP (jeśli dotyczy)
• informacje o zakupionych punktach i dokumentach sprzedaży

2.8 Logi techniczne

• adres IP
• nagłówki HTTP
• logi błędów i dane diagnostyczne (bez numerów telefonu w zwykłych logach aplikacyjnych)

3. Cele przetwarzania oraz podstawy prawne

Administrator przetwarza dane osobowe na podstawie art. 6 ust. 1 RODO, w zależności od celu:

3.1 Cele związane z korzystaniem z Serwisu i udziałem w zawodach

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy / działań na żądanie przed zawarciem umowy – korzystanie z Serwisu i udział w zawodach) oraz – w zakresie identyfikacji zawodnika, historii startów, serii i publikacji ograniczonych danych wyników – art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes Administratora polegający na prawidłowej obsłudze zawodów, ciągłości historii startów i zapobieganiu duplikatom).

• założenie i obsługa konta użytkownika
• obsługa zgłoszeń na zawody (web i SMS)
• identyfikowanie zawodnika, zapobieganie tworzeniu duplikatów profili oraz przypisywanie kolejnych zgłoszeń i wyników do historii startów
• zarządzanie drużynami
• weryfikacja telefonu SMS
• prowadzenie serii, lig i klasyfikacji
• generowanie wyników i statystyk
• kontakt związany z organizacją zawodów
• obsługa reklamacji

3.2 Cele związane z obowiązkami prawnymi i rozliczeniami

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (realizacja umowy / zamówienia) oraz art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny w zakresie rachunkowości i podatków).

• realizacja płatności i wystawianie dokumentów księgowych
• przechowywanie dokumentów księgowych przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi

3.3 Cele związane z bezpieczeństwem i ochroną interesów

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa Serwisu, przeciwdziałaniu nadużyciom oraz dochodzeniu lub obronie roszczeń).

• zapewnienie bezpieczeństwa systemu
• przeciwdziałanie nadużyciom
• ustalanie, dochodzenie i obrona roszczeń
• prowadzenie logów technicznych w zakresie niezbędnym do diagnostyki

4. Publikacja danych w Serwisie

1. Publicznie może być prezentowany ograniczony zakres danych osobowych zawodnika, w szczególności imię, pierwsza litera nazwiska, kategoria, drużyna, wynik i miejsce w klasyfikacji.
2. Numer telefonu nie jest publicznie dostępny.
3. Numer telefonu może być widoczny wyłącznie dla: osoby, której numer dotyczy; uprawnionego organizatora lub moderatora konkretnych zawodów, na które zawodnik jest zapisany; uprawnionego sędziego tych zawodów (w zakresie danych sędziów lub zawodników dostępnych w panelu); uprawnionych osób zarządzających listą członków koła (gdy dotyczy); upoważnionych osób obsługujących Serwis, gdy jest to niezbędne do realizacji celu przetwarzania.
4. W panelach uprawnionych użytkowników numer telefonu jest domyślnie maskowany; pełny numer jest ujawniany dopiero na żądanie uprawnionej osoby. Odsłonięcie pełnego numeru (zawodnik, sędzia, członek koła) jest rejestrowane w audycie (bez zapisu samego numeru).

5. Odbiorcy danych

Dane mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

5.1 Podmioty przetwarzające dane na polecenie administratora (w typowym modelu)

• SMSAPI Sp. z o.o. – obsługa wysyłki i odbioru SMS
• Heroku (Salesforce) – hosting aplikacji (backend i frontend) oraz logi infrastruktury
• Amazon Web Services (S3 / ewentualnie CloudFront) – przechowywanie plików (np. logo, materiały graficzne), gdy funkcja jest włączona
• dostawca poczty e-mail (SMTP) – wysyłka wiadomości systemowych
• Fakturownia Sp. z o.o. – wystawianie faktur i paragonów

5.2 Podmioty mogące działać jako odrębni administratorzy

• PayU S.A. – w zakresie realizacji płatności i własnych obowiązków prawnych jako dostawca usług płatniczych
• dostawcy logowania społecznościowego (Google, Facebook, Apple), gdy użytkownik korzysta z tych metod – w zakresie własnych procesów uwierzytelniania
• Apple (App Store / In-App Purchase) – w zakresie realizacji płatności za pakiety punktów w aplikacji mobilnej oraz własnych obowiązków prawnych Apple jako dostawcy płatności

Część odbiorców działa jako podmioty przetwarzające na polecenie Administratora (art. 28 RODO). Dostawcy płatności (m.in. PayU, Apple w zakresie IAP) oraz dostawcy logowania społecznościowego mogą w zakresie własnych procesów działać jako odrębni administratorzy – zgodnie z ich regulaminami i politykami prywatności.

Serwis może korzystać z Google Analytics (GA4) wyłącznie po wyrażeniu zgody na cookies analityczne.

Serwis może korzystać z Google Maps (osadzenia map / Places) wyłącznie po wyrażeniu zgody na odpowiednie cookies funkcjonalne.

5a. Transfer danych poza EOG

1. Część dostawców (w szczególności Heroku/Salesforce, Amazon Web Services, Google, Meta, Apple) może przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.
2. W takich przypadkach stosowane są mechanizmy przewidziane przepisami RODO, w szczególności decyzja o adekwatności Komisji Europejskiej i/lub standardowe klauzule umowne oraz – gdy jest to wymagane – dodatkowe zabezpieczenia wynikające z umów z dostawcami.

6. Rejestracja i komunikacja SMS

1. System przetwarza dane zawarte w SMS (w szczególności numer telefonu oraz treść wiadomości) w celu obsługi zgłoszenia na zawody. Treść nie jest archiwizowana w osobnej bazie aplikacji (zob. pkt 2.4).
2. Numer telefonu służy również do identyfikowania zawodnika, zapobiegania duplikatom profili oraz łączenia kolejnych zgłoszeń i wyników z historią startów.
3. Po skutecznym pierwszym zapisaniu zawodnika przez SMS system wysyła osobną wiadomość informacyjną zawierającą podstawową informację o przetwarzaniu oraz link do pełnej Polityki Prywatności. Wiadomość ma charakter informacyjny – nie jest zgodą marketingową i nie wymaga odpowiedzi „TAK”.
4. Wysłanie informacji jest dokumentowane (wersja dokumentu, data, kanał, status techniczny wysyłki).
5. Ta sama informacja nie jest wysyłana ponownie przy każdym kolejnym zapisie na zawody, dopóki obowiązuje ta sama wersja Polityki Prywatności.
6. W uzasadnionych przypadkach Administrator może przeprowadzić uzupełniającą, ręczną wysyłkę informacyjną do historycznych profili, które mają numer telefonu, a nie mają jeszcze zapisu o przedstawieniu aktualnej wersji Polityki Prywatności. Taka wysyłka nie jest uruchamiana automatycznie przy wdrożeniu i jest dokumentowana tak samo jak wysyłka bieżąca.

7. Okresy przechowywania danych

• numer telefonu w profilu powiązanym z kontem użytkownika – do czasu usunięcia konta (wraz z usunięciem profilu), z zastrzeżeniem okresów wynikających z innych celów (np. roszczenia, księgowość)
• numer telefonu w profilu zawodnika bez konta użytkownika (np. rejestracja SMS / gość) – maksymalnie przez 3 lata od ostatniej aktywności związanej z zawodami (zgłoszenie, udział, seria, drużyna); po upływie tego okresu numer jest anonimizowany (usuwany z profilu); wcześniej – na żądanie osoby, której dane dotyczą (kontakt: kontakt@naszezawody.pl)
• anonimizacja numeru telefonu nie usuwa historii startów ani wyników – mogą pozostać w formie bez numeru telefonu, w zakresie niezbędnym do integralności klasyfikacji i statystyk
• treść surowego SMS – nie jest przechowywana długoterminowo w bazie aplikacji; retencja historii wiadomości po stronie SMSAPI zależy od zasad dostawcy
• historia startów i wyniki – przez okres istnienia zawodów, serii oraz uzasadnionego interesu w prowadzeniu statystyk i historii
• dane konta użytkownika – do czasu usunięcia konta, z zastrzeżeniem okresów wynikających z innych celów (np. roszczenia, księgowość)
• logi techniczne infrastruktury (np. Heroku) – docelowo do ok. 90 dni, o ile dłuższe przechowywanie nie jest konieczne ze względów bezpieczeństwa lub prawnych; okres zależy od konfiguracji hostingu (brak osobnego joba purge w aplikacji)
• dane księgowe – przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi
• dane płatnicze po stronie Serwisu – w zakresie niezbędnym do rozliczeń i obsługi reklamacji; pełne dane kart płatniczych nie są przechowywane przez Serwis

8. Źródło danych

Dane zawodnika mogą pochodzić:

• bezpośrednio od zawodnika
• od organizatora zawodów
• od osoby zapisującej drużynę lub innego uczestnika
• z wiadomości SMS
• z formularza internetowego Serwisu

9. Obowiązek podania danych

• Do założenia konta wymagane są w szczególności adres e-mail oraz hasło (przy rejestracji e-mail/hasło), a także potwierdzenie zapoznania się z Regulaminem i Polityką Prywatności.
• Do zapisu na zawody wymagane są dane identyfikujące zawodnika (co najmniej imię i nazwisko) oraz – w zależności od kanału i typu zawodów – numer telefonu lub inne dane zgłoszeniowe.
• Bez numeru telefonu system może mieć ograniczoną możliwość identyfikowania powracającego zawodnika, łączenia historii startów oraz kontaktu SMS.
• W zawodach będących częścią cyklu system wymaga trwałej identyfikacji zawodnika (np. numer telefonu, powiązane konto użytkownika lub – w przypadku organizatora typu koło – przynależność do listy członków), aby połączyć wyniki w klasyfikacji.

10. Prawa osób, których dane dotyczą

Osoba, której dane dotyczą, ma prawo do:

• dostępu do danych
• sprostowania
• usunięcia danych
• ograniczenia przetwarzania
• przenoszenia danych
• wniesienia sprzeciwu
• skargi do Prezesa UODO

Zakres niektórych praw zależy od podstawy prawnej i celu przetwarzania.

Kontakt w sprawach RODO: kontakt@naszezawody.pl

11. Zautomatyzowane decyzje i profilowanie

1. Serwis nie stosuje profilowania ani zautomatyzowanego podejmowania decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotnie wpływających na osobę w rozumieniu art. 22 RODO.
2. Automatyczne mechanizmy Serwisu (np. przypisanie do listy startowej lub rezerwowej, obliczanie wyników) służą wyłącznie obsłudze zawodów i nie stanowią decyzji, o których mowa w art. 22 RODO.

12. Dokumentowanie przekazania informacji

System dokumentuje przekazanie informacji w dwóch powiązanych mechanizmach:

12.1 Konta użytkowników

• datę potwierdzenia zapoznania się z Regulaminem
• wersję dokumentu zapisaną przy tym potwierdzeniu
• datę potwierdzenia zapoznania się z Polityką Prywatności (obowiązek informacyjny, nie zgoda marketingowa)
• wersję Polityki Prywatności zapisaną przy tym potwierdzeniu

12.2 Przedstawienie Polityki poza kontem (SMS, rejestracja gościa i podobne)

• datę przedstawienia Polityki Prywatności
• wersję Polityki Prywatności
• kanał przedstawienia (np. web, SMS)
• techniczny status wysyłki informacji SMS (np. wysłano, błąd)

Zapisy dotyczące konta oraz zapisy dotyczące przedstawienia Polityki służą rozliczalności obowiązku informacyjnego. Nazwa techniczna starszego mechanizmu konta („consent”) nie oznacza zgody marketingowej ani „zgody na RODO”. Przedstawienie Polityki nie jest zgodą marketingową.

13. Zmiany Polityki

1. Polityka może być aktualizowana, aby odzwierciedlać rzeczywiste działanie Serwisu i zmiany prawne.
2. Data ostatniej aktualizacji: 18.07.2026
3. Wersja dokumentu: 2026-07-18